Докладная записка: советы по написанию, примеры, образец
Докладная записка - важный инструмент оперативного информирования руководства о различных ситуациях, возникающих в коллективе. С помощью докладной можно решить многие проблемы: нарушения трудовой дисциплины, конфликты между сотрудниками, недостатки в работе подразделений.
Чтобы максимально эффективно использовать докладные записки, важно правильно их оформлять и составлять. В этой статье мы подробно рассмотрим какие бывают виды докладных, дадим советы по написанию и приведем конкретный пример заполнения.
Виды докладных записок
Докладные записки бывают разных видов в зависимости от цели их написания. Основные виды докладных записок:
- Информационные - сообщают о ходе работы, выполнении поручений, предоставляют различные сведения.
- Инициативные - содержат предложения по улучшению работы организации.
- Отчетные - отчитываются о проделанной работе.
- Позитивные - сообщают о достижениях, успехах.
- Негативные - сигнализируют о недостатках, нарушениях.
Также докладные записки делятся по направленности:
- Внутренние - направляются внутри организации вышестоящему руководителю.
- Внешние - отправляются в другие организации.
По степени важности докладные записки могут быть обычными и срочными. Обычные рассматриваются в порядке очередности, срочные - в первую очередь.
Правила оформления докладных записок
Докладные записки должны оформляться в соответствии с определенными правилами, чтобы обеспечить их юридическую значимость и унификацию документооборота в организации. Основные требования к оформлению докладных записок:
- Докладная записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4. Используется горизонтальное расположение листа.
- Рекомендуемый шрифт - Times New Roman, размер 14 пунктов.
- Поля страницы: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм.
- Межстрочный интервал - 1,5.
- Выравнивание текста - по ширине листа.
- Абзацный отступ - 1,25 см.
В верхнем правом углу указывается номер докладной записки, дата составления и исходящий номер по журналу регистрации документов. Ниже указывается наименование адресата - должность, ФИО. Затем заголовок документооборота прописными буквами «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА».
Далее указывается заголовок к тексту, начинающийся со слов «о» или «об». В самом тексте излагается суть докладной записки максимально лаконично, без деталей и лишних слов. В конце ставится подпись составителя документа с расшифровкой.
Если к докладной записке прилагаются какие-либо документы, то после текста делается отметка «Приложение» и перечисляются прилагаемые документы.
Докладная записка должна иметь установленный в организации срок хранения в соответствии с номенклатурой дел. Обычно это 1-5 лет в зависимости от вида докладной.
Докладная записка регистрируется в журнале учета документов в день ее составления и получает исходящий номер. Также на ней проставляется дата поступления руководителю и его резолюция.
Докладная записка может быть написана как в печатном виде, так и от руки, главное, чтобы был соблюден установленный деловой стиль изложения и текст был разборчивым.
При использовании готовых форм или шаблонов докладных записок необходимо адаптировать их под конкретную ситуацию, изменяя заголовки, текст, реквизиты.
Рекомендации по написанию докладных
Чтобы докладная записка была максимально эффективной, при ее написании следует придерживаться определенных рекомендаций:
- Излагать информацию максимально лаконично, без воды и деталей, не влияющих на суть докладной записки.
- Использовать официально-деловой стиль речи без эмоциональной окраски и личных оценок.
- Приводить только проверенные факты и данные, желательно со ссылкой на подтверждающие документы.
- Не допускать орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.
- Структурировать текст с помощью абзацев для удобства восприятия информации.
- Формулировать предложения и требования предельно конкретно и понятно.
- Избегать двусмысленностей, которые могут привести к неправильному толкованию написанного.
Если докладная записка касается конфликтной ситуации или проступка:
- Описывать ситуацию максимально объективно, без перехода на личности.
- Не использовать оскорбительные или уничижительные высказывания.
- Не допускать угроз и шантажа в адрес фигуранта записки.
- Приводить доказательства своей позиции: ссылки на документы, показания свидетелей.
Если докладная записка содержит предложение или инициативу:
- Объяснять, в чем заключается предложение и почему оно актуально.
- Описывать ожидаемый положительный эффект от реализации предложения.
- Приводить веские аргументы в пользу целесообразности предложения.
- Указывать возможные риски и способы их минимизации.
Если докладная записка носит отчетный характер:
- Указывать конкретные результаты проделанной работы.
- Ссылаться на отчетные документы и материалы.
- Описывать степень достижения поставленных целей и задач.
- Объяснять причины неполного выполнения планов (если имели место).
- Делать выводы и формулировать дальнейшие шаги.
Пример докладной записки
Докладная записка - это документ, направляемый сотрудником своему непосредственному руководителю или вышестоящему начальству. В нем излагается информация о каких-либо происшествиях в коллективе, нарушениях трудовой дисциплины, фактах ненадлежащего исполнения обязанностей и т.д. Цель докладной записки - проинформировать руководство и инициировать определенные действия для решения возникшей проблемы.
Рассмотрим пример докладной записки о нарушении трудовой дисциплины сотрудником.
Наименование организации | ООО "Ромашка" |
Вид документа | Докладная записка |
Дата составления | 15 марта 2023 г. |
Кому адресована | Директору ООО "Ромашка" Иванову И.И. |
Составитель | Начальник отдела кадров Сидоров С.С. |
Суть докладной записки | Сообщение о систематических опозданиях на работу и преждевременных уходах менеджера Петрова П.П. |
В тексте докладной записки подробно описываются факты нарушений трудовой дисциплины: даты и время опозданий и уходов раньше окончания рабочего дня, общее количество нарушений за определенный период, другие важные детали. В конце документа обычно излагается просьба о применении дисциплинарного взыскания к нарушителю.
Таким образом, докладная записка - это рабочий инструмент для оперативного информирования руководства о возникающих в коллективе ситуациях, требующих вмешательства и разрешения.
Эффективность докладных записок
Докладная записка является важным инструментом оперативного информирования руководства о различных ситуациях в коллективе. От того, насколько грамотно она составлена, зависит эффективность ее использования.
Чтобы обеспечить максимальную результативность докладных записок, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Излагать информацию максимально точно, без искажений и приукрашиваний, приводя конкретные факты и детали произошедшего.
- Указывать даты и время событий, имена и должности всех задействованных лиц.
- Прилагать, по возможности, доказательства - фото, видео, документы.
- Не выражать в докладной записке своего личного отношения и оценочных суждений.
- Формулировать в заключении четкую просьбу или предложение о том, какие конкретно действия должны быть предприняты для решения описанной проблемы.
Соблюдение этих рекомендаций позволит сделать докладную записку максимально содержательной и полезной. Руководитель сможет разобраться в ситуации и принять обоснованное решение.
Также важно правильно определить адресата докладной записки. Например, если речь идет о конфликте в коллективе, имеет смысл обратиться к непосредственному руководителю подразделения. Если же проблема носит более глобальный характер и затрагивает интересы организации в целом, то адресатом может выступать высшее руководство компании.
Также стоит обратить внимание на своевременность написания докладных записок. Чем раньше будет проинформировано руководство, тем быстрее можно будет отреагировать на возникшую ситуацию, не дав ей разрастись в серьезную проблему.
Рассмотрим несколько примеров эффективного использования докладных записок.
- Докладная записка о систематических опозданиях сотрудника. Она позволяет руководителю своевременно применить дисциплинарное воздействие и пресечь нарушение трудовой дисциплины.
- Докладная записка о выявленных нарушениях при проведении инвентаризации. Получив такую информацию, руководитель может назначить служебное расследование, установить виновных лиц и принять меры для недопущения подобного в дальнейшем.
- Докладная записка о перевыполнении плана продаж отделом. Она позволяет поощрить сотрудников премией и закрепить положительную мотивацию в коллективе.
Таким образом, своевременно составленные докладные записки обеспечивают руководство полной и достоверной информацией, позволяют оперативно реагировать на возникающие ситуации, а также стимулировать эффективную работу сотрудников.
Альтернативы докладным запискам
Несмотря на широкое использование, докладные записки не всегда являются оптимальным способом информирования руководства. Рассмотрим несколько альтернатив этому документу.
Во-первых, это устное информирование в ходе плановых совещаний, оперативных селекторных совещаний, личных встреч и бесед. Этот способ обладает высокой оперативностью, однако не позволяет в полной мере задокументировать информацию.
Второй вариант - служебные и объяснительные записки. Они также могут содержать информацию о различных ситуациях в коллективе, однако, в отличие от докладных, не предполагают конкретных указаний и просьб о принятии мер.
Еще одна альтернатива - внутренняя переписка по электронной почте. Обладает высокой оперативностью, позволяет оптимизировать документооборот, однако имеет ограничения по объему информации и возможности приложения файлов.
Также для информирования руководства могут использоваться аналитические записки, служебные записки, доклады, отчеты о выполнении поручений.
Каждый из этих документов обладает своими преимуществами и ограничениями. Поэтому при выборе оптимального способа информирования стоит учитывать:
- Срочность информации
- Ее объем и уровень детализации
- Необходимость письменного оформления и последующего учета
- Возможность приложения файлов (фото, видео, документы)
- Необходимость принятия конкретных мер по результатам рассмотрения
Если сравнивать непосредственно докладные записки с другими видами документов, можно выделить следующие отличия:
Документ | Отличие от докладной записки |
Служебная записка | Не требует ответных действий, содержит информационный характер |
Объяснительная записка | Содержит обоснование каких-либо действий |
Доклад | Более развернутый аналитический документ |
Таким образом, несмотря на наличие альтернатив, докладные записки занимают важное место в системе информационного взаимодействия «сотрудник - руководство». Их активно используют в качестве оперативного канала информирования и инициирования управленческих решений.
Образцы докладных записок для скачивания
Чтобы облегчить процесс создания докладных записок в организации, имеет смысл разработать типовые образцы наиболее часто востребованных документов и предоставить их сотрудникам для использования.
Это позволит:
- Сэкономить время на составление документов;
- Избежать ошибок при оформлении;
- Унифицировать структуру и реквизиты докладных записок в компании.
Рассмотрим несколько базовых образцов докладных записок, которые могут быть полезны для большинства организаций.
1. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Этот вид документа чаще всего применяется для информирования руководства о различных нарушениях правил внутреннего трудового распорядка сотрудниками.
Рекомендуем включить в образец следующие разделы:
- Общие сведения о документе (наименование, дата);
- Информация о составителе и адресате;
- Описание нарушения (кто, когда, в чем конкретно проявлялось);
- Запрос о принятии мер (выговор, лишение премии и т.д.);
- Перечень прилагаемых доказательств (скрины, фото, видео и др.).
2. Докладная записка о перевыполнении плана
Такой документ может использоваться сотрудниками и руководителями подразделений для информирования вышестоящего руководства о хороших результатах работы.
Разделы образца:
- Общие сведения;
- Информация об отчитывающемся подразделении;
- Данные о перевыполнении плановых показателей (%, суммы);
- Предложения по поощрению сотрудников.
3. Универсальная докладная записка
Это шаблон «на все случаи жизни», когда требуется проинформировать руководство о какой-либо ситуации, происшествии, факте.
Разделы универсального образца:
- Общие сведения;
- Описание события (что, когда произошло, при каких обстоятельствах);
- Указание причастных лиц (если есть);
- Просьбы и предложения по действиям.
Таким образом, правильное оформление докладной записки по всем правилам позволяет придать ей официальный статус и юридическую значимость.